Aunque estos dos términos son empleados con frecuencia para describir funciones empresariales similares, en realidad significan acciones diferentes.
Aprovisionar es una función destinada a poner a disposición de la empresa todos aquellos productos, bienes y servicios del exterior que le son necesarios para su funcionamiento.
Para cumplir estas funciones es necesario:

• Prever las necesidades.
• Planificarlas en el tiempo.
• Expresarlas en términos adecuados.
• Buscarlas en el mercado.
• Adquirirlas.
• Asegurarse de que son recibidas en las condiciones demandadas.
• Pagarlas.

Comprar es una función que tiene como objetivo adquirir aquellos bienes y servicios que la empresa necesita del exterior, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en el momento preciso y en las mejores condiciones posibles de calidad y precio. Aunque esta función pueda constituir una actividad de vital importancia para la empresa, como puede verse, solo es parte de las operaciones que debe realizar para aprovisionarse.
La compra comienza en el momento en que un producto o servicio debe ser buscado en el exterior, finalizando cuando cesan esas obligaciones y derechos mutuos establecidos.
Sin embargo, el aprovisionamiento comienza con la tarea de detectar las necesidades de la empresa y situarlas en el tiempo; siendo, por tanto, una función mucho más amplia que la de comprar.
Al tener que adaptarse a un entorno económico altamente cambiante, el aprovisionamiento se ha convertido en una función estratégica, algunas veces de importancia capital para conseguir objetivos generales que la empresa desea alcanzar.
Las características de ese entorno que más están influyendo en la función aprovisionamiento son:

• Globalización de los mercados.
• Variaciones cualitativas y cuantitativas en la demanda de los productos.
• Escasez de los capitales y crecimiento de los costos financieros.
• Reducción de los márgenes de beneficio.

Por otra parte, los cambios tecnológicos y el constante incremento de las exigencias de calidad también están obligando a los departamentos de compras a introducir transformaciones profundas en sus habituales formas de trabajo.
Bajo estas perspectivas, es fácil comprender que una óptima gestión de aprovisionamientos puede llegar a constituir un centro de beneficios para la empresa.
Fases de la función de compras:
En términos globales, esta función se inicia en el momento en que un bien o servicio debe ser buscado en el exterior de la empresa y finaliza al cesar los derechos y obligaciones mutuamente establecidos con el proveedor del bien o servicio.
A lo largo de todo este proceso se pueden distinguir diferentes fases:

Operaciones previas:

• Conocimiento detallado de las necesidades.
• Determinación de las condiciones en que estas deben ser satisfechas.

Preparación:

• Investigación del mercado.
• Preselección de los posibles proveedores.

Realización:

• Análisis y comparación de las ofertas.
• Negociación con los ofertantes.
• Elección del proveedor.
• Confección del pedido.

Seguimiento:

• Vigilancia y reclamo de las entregas.
• Control cuantitativo y cualitativo de los productos recibidos.
• Conformación de las facturas.
• Eventual devolución de los productos hallados como “no conformes”.

Operaciones derivadas:

• Recuperación y enajenación de embalajes, desperdicios, sobrantes, etc.
• Gestión de los stocks de los materiales y productos adquiridos.

La secuencia de las fases anteriores que constituyen la función de compras presenta responsabilidades diferentes:

Administrativa: la compra es un acto administrativo que ocasiona la entrada de mercancía y la salida correspondiente de un contravalor de dinero. Este carácter administrativo es el que permite organizar el conjunto de operaciones y procedimientos necesarios para la ejecución de las operaciones de compra y gestionar con eficacia este servicio.

Técnica: la compra debe seleccionar aquellos proveedores que mejor satisfacen las necesidades de la empresa. Ello obliga a un conocimiento detallado de las características y variedades de las mercancías a comprar. Así como de las alternativas validadas que pudieran aparecer.

Comercial: La compra obliga a un continuo contacto comercial con los proveedores, tanto actuales como potenciales. Requiere descubrir e investigar nuevas fuentes de abastecimiento y mejorar constantemente los resultados de las negociaciones externas, razonando en todo momento como una fuente generadora de beneficios para la empresa.

Financiera: la compra inmoviliza capital; su escasez obliga a limitar el volumen de este inmovilizado a fin de poder satisfacer otras necesidades de financiación de la empresa sin recurrir excesivamente a capitales externos.

Económica: las operaciones de compra generan unos costes que incidirán directamente en los precios de venta de los productos vendidos. Una forma de generar beneficios a la empresa es reducir al mínimo los costes derivados del cumplimiento de las funciones que le son asignadas.

Principios Básicos de la función compras:

Tres son los principios en los que deben basarse todas las actividades orientadas a la compra de bienes y servicios:

Organización:

Organización del servicio de compras con el fin de ejercer su función de una forma eficaz. Para ello, cada componente deberá tener definidas:

• Sus misiones y tareas.
• Sus objetivos y responsabilidades.

Previsión:

• Definir y desarrollar las técnicas de compra siguientes:
• Prospecciones del mercado y análisis económicos del entorno con el fin de determinar el nivel de precios del mercado y su evolución.
• Marcar las políticas de proveedores y los objetivos del ahorro.

Control:

Establecer un sistema de control sobre la actividad del servicio de compras que permita contrastar los logros con los objetivos establecidos:

• Analizar los costes generados.
• Constituir un banco de datos sobre:
• Los productos y sus costes.

Los proveedores y los servicios prestados, cuantificando los niveles de calidad, de entrega, de precios y de servicios.

Los objetivos de la compra:

La actuación de un servicio de compra debe apoyarse sobre una definición clara de los objetivos que desean alcanzar:

Conseguir los mínimos costes de adquisición: Una vez determinadas las características y especificaciones del producto a comprar, hay que determinar:

1. Cantidades.
2. Precios.
3. Condiciones de pago.
4. Pruebas a someter al producto para su aceptación.

Quien tenga la responsabilidad sobre la estrategia del aprovisionamiento deberá acordar:

1. Lugares de entrega.
2. Fechas de entrega.
3. Fraccionamientos de las entregas.
4. Unidades de entrega y unidades de transporte.
5. Condiciones en que debe realizarse el transporte.
6. Condiciones o tratamientos especiales que pudieran requerir la mercadería-

Mantener el nivel de calidad definido: la calidad es un objetivo prioritario de la empresa. Por lo tanto, la calidad de los productos a adquirir estará de acuerdo con la calidad del producto que la empresa, a su vez, desea vender en el mercado.
Mantener la continuidad de abastecimiento.
Desarrollar la competencia.
Reciclar y tratar adecuadamente los embalajes usados, así como los residuos y desperdicios generados.
En conclusión podemos sintetizar los objetivos de la función de compras como:

• Reducción de roturas de stock.
• Equilibrio y reducción de existencias.
• Incremento de la disponibilidad de existencias.
• Mejora de los costes de productos.
• Mejorar la programación.
• Máxima aproximación al JIT.
• Mejora en el nivel de servicio.

Logística de Entrada

Bibliografia:

-JORDI PAU I COS, NAVASCÚES Y GASCA RICARDO; "Manual de Logística Integral". Barcelona : Diaz de Santos, 2000
-VALLHONRAT; COROMINAS; "Localización, distribución en planta y manutención". Barcelona : Marcombo, 1991